経費管理といっても、会社の業態や従業員の数、モラルなどによって管理方法は異なる。
最近は経費精算専用のアプリがあったり、経理ソフトに経費精算機能がついていたりする。
こういったアプリなどは既製品の場合、なんだか自社にマッチせずで浸透しないことが多い。
オーダー型のものもあるが、この場合は初期費用が結構長くかかることが多く、躊躇することが多い。
最近、クライアントなどからほかの会社や事業主はどのように管理しているのかと質問を受けることがあるため、ちょっとまとめることにした。
結局何が問題になっているのか
経理をする側では、従業員からの請求分を取りまとめたり、証憑と突き合わせをしたりするのがめんどくさい。
一方従業員側は、利用した分をエクセルなりでまとめる必要がある。まとめる作業を放置するととても大変なことになる。
この辺が楽にできますよとうたっているのがfreeeなど。
アプリで何ができるのか
社員側は証憑を写真撮影しつつ、金額や内容、日付をアプリ上で入力することで、いつもエクセルでまとめていた作業を省略することができる。
また、交通費などはICカードを連携させることで自動で流し込めるようだ。
ただし、従業員としては証憑を撮影またはPDF等で添付して、入力という作業は避けることができない。
またICカードに個人利用分などが入っている場合は除外する作業などが発生する。
経理側では添付された写真なりと入力データの確認はやはり必要だ。
結局アプリなどで省略できるのは、エクセルを開くという手間と、入手したデータの会計ソフトへの流し込み部分という感じである。
結局は本人のみぞ知る
アプリを利用しても、何に使ったかや、誰とどこに行ったかなどは本人が入力する必要がある。
この辺、機械が何でもしてくれると思って、何もせずにいると後で地獄を見ることになる。
理想形
支払った際にスマホにデータが転送されてきて、プライベートと仕事の振り分けができるというのがいい。
データの転送元は支払先なので、データ自体が証憑になるし、日付管理も確実だ。
現金払いのところはどうしようもないので、人力で対応するしかない。
現状アプリやソフトを使うのがいまいちマッチしなさそうな会社などについては、日々の入力を徹底させるのが時間短縮の近道のような気がする。
入力するだけの簡単なアプリを作るか、巷の家計簿アプリを会社専用にして使うというのもいいかもしれない。
6年前の6月は絶賛入院中であった。
こんな焼きそばを食べるのに1時間くらいかかった記憶がある。
意外とやばかった。