仕事で北海道に行ってきた。
北海道では珍しく熱帯夜が続いたりで、かなり暑かったようだ。
ただ、湿度は低めだったので過ごしやすかった。
2泊ほどしたので、経費の領収書の処理がめんどくさいと思いつつ、週末に処理する予定だ。

経費関係の効率的な処理

経費関係を処理するには領収書が必要で、これを経理ソフトに日付、金額、勘定科目、内容を入力する必要がある。
現状これを処理する方法としては、領収書からこれらを入力する方法と、クレジットカード払いに統一して、クラウド会計と呼ばれるものにこのクレジットカードを同期させる方法、moneytreeのようなお金の管理アプリを使って、これにメモしたのを経理ソフトに流し込む方法があると思われる。
いずれにしても、マンパワーが必要な部分が出てくる。
例えば領収書から入力する場合は入力する部分だし、クラウト会計の場合は勘定科目や内容を入力する部分や、例えばクレジットカードにプライベート分が入っている場合はこれを除ける作業も必要になる。
アプリの場合も同じように、事業とプライベートを振り分けたり、内容を入力したりする必要がある。
クラウド会計やアプリの場合、自動予測機能で勘定科目など予測してくれるが、これの精度がいまいちなので、見直しする作業もある。
そう考えると、領収書から入力するのが個人的には作業時間が少なく済むと思っている。

領収書から入力する場合

これはエクセルでフォーマットを作って、そこに日付、金額、勘定科目、内容などを入れるようにする必要がある。
私の場合はエクセルから経理ソフトに流し込むので、経理ソフト用のフォーマットに直に入力して、月一回まとまったデータを経理ソフトに流し込む。
エクセルへの入力頻度はほぼ毎日で、領収書や領収書のない交通費などを入力する。

ある程度の人数がいる会社の場合

それぞれがエクセルに入力すればいいと思うのだが、人それぞれで勘定科目が異なっていたり、金額が間違っていたりする可能性があるので、チェックが必要になる。
そうなると、領収書のデータだけDropboxなりにアップロードさせて、それを経理担当などが集中的に入力するという方法が考えられる。
人ごとでタグをつけて、月一回経費精算とかで精算すればいい。
この場合、領収書がない支出(電車代など)がネックになるかもしれないが、それは紙に書いてもらって、それをアップロードすればいいと思う。
問題はなかなかアップロードしない人が、月一回まとめてアップロードしたりする場合だろうか。

いずれにしても

どこかでマンパワーが必要だったり、属人的にネックになる部分が出てくる。
いわゆる経費精算のアプリやサービスもあるが、結局は人が関わってくる。
Dropboxとかにアップロードが結構効率的でいいような気がするが、どうだろうか。

北海道でジンギスカンを食べた。

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