書類などをPDF化して保存したいと思った

土曜は家の打合せだった。
改装中の家に初めて入った。
日曜日はダラダラと過ごした。

事業をしていると様々な書類が手元に残る。
要らないものは破棄するとして、いるものは現物で持っていてもかさばるのでPDFとかで保管したい。
税関係だと決算書に申告書、レシートにAmazonからダウンロードした領収書などは保管しておく必要がある。
自分自身、決算書と申告書はソフトからそのままPDFにしてPCに保管、Amazonとかのネット通販の分はダウンロードしてPCに保管している。
他、レシートとかを紙でもらった分は現物を保管している。
現行の制度に照らすと申告書は紙で保存すべきで、決算書は会計ソフトから直接出力したものなのでデータ保管でOK、Amazonとかのネット通販の分はタイムスタンプがないから本来は紙で保存ということだろうか。

データで保管する場合、大きく3つに分かれるとのこと。
1つが会計ソフトから出力される決算書、元帳など。
2つ目がスキャンして保管した書類。
3つ目が通販サイトなどからダウンロードした書類。
1つ目のは自分のソフトから直接出力しているのでデータで保管が可能みたいだ。
2つ目はレシートとかを紙でもらってスキャンすることとかが想定されるが、この場合はタイムスタンプがいる。
これはスキャンした書類をタイムスタンプ業者に依頼して、いついつの書類と証明してもらう制度みたい。
最後のは通販サイトとかのは、タイムスタンプか、書類保存に関する規程を策定して運用していればタイムスタンプはいらないっぽい。
ただ、PCに保管する場合には検索要件とかがあってなんかめんどくさそうなので、税務調査とかあった時には印刷して渡す方が手っ取り早いような気がする。

希望としては紙で発行されたレシートとかとAmazonとかのネット通販の部分は、発行された自動でどっかのフォルダに蓄積されるようにして欲しい。
そうすればスキャンする手間は省けるし、蓄積されたデータを経理ソフトに取り込めば経理も楽になる気がする。
で、何か書類の電子保存、調べてクライアントにも布教しようと思ったが、なんかめんどくさそうだし、小規模の事業者にはメリットが少なそうなのでもう少し様子見かなと思った。