経費精算は会社や従業員にとって骨の折れる作業になる場合がある。
事務職や、普段からPCに向かって仕事をする職種の場合、仕事の合間にというのが可能かもしれないが、製造関係や営業の方にとってはなかなかPCを開くタイミングがなく、そもそもPCを付与されていない場合もあり、どうしたらいいのかという場合がある。
また、社長や取締役などになると、なぜ私がそんなことをしないといけないのかという話になる場合もある。
交通費をどうするか
電車のICカードのチャージ分を経費に計上していることがあるが、これは認められていない。
利用分を経費に計上することが求められる。
理想としては、個人でクレジット引き落としのICカードを作成してもらい、これをmoneytreeと同期させ、ICカード部分を印刷し、仕事で移動分をピックアップして会社に請求するというのがいいと思っている。
会社としてはそれを立替の交通費として精算すればいいし、明細はそのまま保管しておけばいい。
ICカードから履歴をCSVで出せるなら、それを加工してもいいと思う。
いずれにせよ、利用に応じた経費計上が求められる。
書籍や、会議費など
前職の場合、書籍を個人で購入したり、会社用の携帯も個人で契約したりして、それを会社へ請求するという方式だった。
クレジットカードでの決済が多く、たまに現金という感じだったが、クレジットカード部分はカードの履歴をCSVでダウンロードして加工、それに現金部分を追加するという方法をとっていた。
めんどくさくはあるが、毎日処理をすれば大変なことではない。
シンプルに都度請求
利用の都度、従業員に立替経費請求書を書いてもらい、請求書に領収書やレシートを添付してもらい、精算するというのがシンプルでいいのかもしれない。
めんどくさいなら解決策を考える
めんどくさいからとどんぶりになるといけないので、それなら工夫をして対応するか、工夫でだめそうならコストをかけて対応するなどを検討する必要がある。
交通費に限って言えば、クレジットカード引き落としのICカードにすれば大半は解決すると思われる。
その他の経費もクレジットカードで決済というのを原則にすれば、そこまで立替経費の精算に困ることはないのではないかと思っている。
スリランカが恋しくなった時に読む本。
どちらも読んでいるとスリランカの情景がよみがえってきて心地よい。